Paramétrer des alertes

Pré-requis
– disposer des droits étendus
– l’option Alertes doit être activée
(voir Passer en droits étendus | Activer une option)

Paramétrer des alertes permet de déclencher l’envoi d’un mail à certains collaborateurs ou rôles spécifiques lors d’évènements de création, modification ou suppression de données dans la plateforme par un collaborateur.

Afficher la Liste des alertes :
– Menu Applications > Outils > Alertes > Alertes

La liste recense l’ensemble des alertes envoyées. Le détail de chaque envoi est consultable en cliquant sur la loupe

Utiliser les filtres de recherche pour trier les messages.

Le filtre Déclencheur distingue les alertes paramétrées par l’administrateur (valeur Oui) de celles envoyées automatiquement par le système (valeur Non).

Déclencheurs d’alerte

Il est possible de paramétrer des déclencheurs pour des fonctions spécifiques. Pour toutes, un déclencheur existe en cas de création ou de suppression mais certaines ont des déclencheurs spécifiques qui sont listés en fin de cette page.

Créer un déclencheur :
– Menu Applications > Outils > Alertes > Liste des déclencheurs > Créer

1. Renseigner les champs :

Différer : paramètre le nombre de jour entre l’évènement et l’envoi du mail
Suivi émetteur : permet à l’utilisateur déclenchant l’évènement d’être automatiquement copie du mail.
Acquittement : utilisé pour certaines alertes affichables sur le tableau de bord. Le ou les destinataires doivent acquitter l’information sur le tableau de bord pour qu’elle disparaisse.
Plusieurs instances : cette option autorise le déclenchement

2. Il est possible de paramétrer l’objet et le contenu de l’e-mail envoyé.
Par défaut, l’objet du mail sera le nom donné au déclencheur et le corps du message sera vide.

3. Afficher l’onglet de la langue dans laquelle le mail sera rédigé (français ou anglais).

Le texte peut intégrer des éléments de la base de données appelés Éléments dynamiques.
Enregistrer une première fois le déclencheur
Cliquer sur Modifier : le lien Éléments dynamiques s’affiche.
Placer le curseur dans le texte en cliquant à l’emplacement où insérer un élément puis cliquer sur l’élément dynamique pour l’insérer.